El 15 de mayo de 2025, se promulgó en el Registro Oficial N.º 39 el Acuerdo Ministerial N.º MDT-2025-053, mediante el cual se reformó el Acuerdo Ministerial N.º MDT-2023-140, que expidió las Normas Generales Aplicables al Control de las Obligaciones del Empleador y los Procedimientos de Inspección. Las reformas introducen actualizaciones en los procesos de registro, documentación, plazos, términos y obligaciones para los empleadores, definiendo con mayor precisión las responsabilidades en la gestión de la información laboral.
Son ocho los puntos importantes a tomar en cuenta en la reforma:
Validación de documentos cargados en el Sistema del Ministerio del Trabajo
De ahora en adelante el Ministerio del Trabajo en todos los documentos escaneados y cargados en su sistema se les aplicará un código HASH, el cual actuará como una huella digital que valida su autenticidad. Este código contiene características únicas que identifican al documento como registrado, reportado o aprobado
Ampliación del plazo para el registro de trabajadores, aprobación de la reducción de la jornada laboral y obligación de conservar la documentación correspondiente
Se dispone que el plazo para que el empleador registre a sus trabajadores en la plataforma del Ministerio del Trabajo se amplió de quince días a un mes, contado desde el ingreso del trabajador. Asimismo, se determina que es obligación del empleador mantener actualizada la información en el sistema del Ministerio del Trabajo.
Respecto a la aprobación de la reducción de jornada laboral, se estableció que se requiere la aprobación previa del Ministerio y el registro en el sistema del Ministerio del Trabajo.
Por último, se determina que los empleadores están obligados a conservar -en formato físico y/o digital- los documentos registrados, aprobados y reportados al Ministerio del Trabajo, con el fin de presentarlos ante las autoridades cuando así lo soliciten.
Obligación de entregar información a sus trabajadores o extrabajadores
Se establece como obligación del empleador entregar a sus trabajadores o extrabajadores los documentos derivados de la relación contractual (contratos, adendas, utilidades, actas de finiquito, reglamentos internos y roles de pago). Además, se precisa que en estos se deben detallar los ingresos, así como el pago del décimo tercero y décimo cuarto sueldo. El incumplimiento de esta obligación será sancionado.
Obligación sobre empleadores con calificación artesanal
Se ordena a los empleadores que tienen calificación artesanal registrar obligatoriamente al personal administrativo -en caso de contar con este- en el sistema del Ministerio del Trabajo. Este registro debe ser impreso y firmado por ambas partes como evidencia del pago efectuado.
Obligación del registro de actas de finiquito y reducción del plazo para el registro
Se dispone que se debe cargar al sistema del Ministerio del Trabajo en un solo PDF el acta de finiquito -debidamente suscrito por las partes-; y, el comprobante de pago para generar el código HASH, pues con este código el proceso se legaliza. Por otra parte, se ha reducido el plazo para el registro del acta de finiquito de 30 a 15 días posteriores a la terminación laboral. Finalmente, se reitera la obligación del empleador de conservar los archivos físicos y digitales.
Procedimiento detallado para el pago por consignación
Se otorga un plazo inicial de 15 días al empleador para que ubique y pague al extrabajador la liquidación de manera directa. En caso de que no sea posible esto, a partir del vencimiento del plazo señalado, se otorga 15 días más para realizar la consignación ante el Ministerio del Trabajo.
Obligación de respaldar y conservar los registros de aprobación del reglamento interno de trabajo
Se determina que el empleador va a disponer un plazo improrrogable de 15 días para descargarse la resolución de aprobación del Reglamento Interno de Trabajo, transcurrido este plazo, los documentos se eliminarán automáticamente. Asimismo, se informa que puede existir un control aleatorio posterior por parte del Ministerio del Trabajo respecto a su cumplimiento.
Nuevas disposiciones Décima y Décima primera
Se estipula que el empleador es responsable exclusivo de certificar y conservar la documentación subida al sistema del Ministerio de Trabajo. Así como, se señala que el Ministerio no guarda ni asume responsabilidad sobre dicha información, ya que, tras vencer los plazos legales, la documentación no será conservada. Por lo tanto, en caso de no descargarla, el empleador deberá iniciar un nuevo trámite, con las posibles sanciones correspondientes por no conservar la documentación.
Quito, D.M. / Guayaquil, mayo de 2025
